Acopio en detalle — qué hace, pantalla por pantalla

El problema

Nadie sabe qué hay, dónde está, ni quién se lo llevó

Una bodega pequeña o mediana se lleva en hojas de cálculo sueltas, en un cuaderno, o en la cabeza del encargado. Funciona hasta que alguien pregunta cuánto queda de un material y hay tres respuestas distintas.

Lo que sigue es predecible: se compra material que ya estaba, se promete a un cliente algo que no hay, y cada trimestre alguien pasa dos días contando a mano para descubrir que las cifras nunca cuadraron.

Los sistemas que resuelven esto existen y son buenos. También cobran por usuario, viven en el servidor del proveedor, y piden una migración que la empresa de veinte personas no va a hacer.

El modelo

El cliente copia un archivo. Eso es toda la instalación.

Acopio es una aplicación web completa que vive dentro de una hoja de Google. El cliente hace "Hacer una copia", corre un asistente de cinco minutos, y tiene su sistema funcionando en su propio Google Drive, bajo su propia cuenta.

Esa decisión de arquitectura tiene tres consecuencias que valen más que cualquier función:

No hay servidores. Nada que escalar y nada que se caiga a las 3 de la mañana. Tu sistema corre dentro de tu propia cuenta de Google, con el tiempo de actividad de Google, no con el nuestro.

No hay brecha de datos posible. No tenemos los datos de nadie. Una orden judicial contra nosotros no produce nada del negocio del cliente, porque no está en nuestras manos.

El cliente es dueño de su sistema. Si deja de pagarnos, su archivo sigue siendo suyo y sigue abriendo. Eso quita la objeción más común de una PyME: "¿y si estos desaparecen?"

Además, el cliente ya tiene Google. No hay cuenta nueva, no hay contraseña nueva, no hay app que instalar. Entra con el mismo correo con el que ya trabaja.

Qué puede hacer el usuario

Lo que la aplicación hace hoy, en producción

Todo lo de abajo está construido y en uso real. Agrupado por lo que una persona hace en un día, no por cómo está organizado el código.

Registrar lo que entra, sale y se mueve

Lo hace el personal de bodega, casi siempre desde el teléfono

Seis tipos de movimiento: entrada, salida, traslado entre ubicaciones, devolución, merma y corrección de conteo. Cada uno pide lo que necesita y nada más.
Merma y corrección son cosas distintas, a propósito. Merma es material que existió y se perdió: tiene costo. Corrección dice que el registro estaba mal —el sistema decía 40 y en el rack hay 38— y no cuesta nada, porque nada se perdió. Mezclarlas convierte la cifra de desperdicio de la empresa en "desperdicio más errores de anotación".
Varios materiales en un solo registro. Una entrega con doce renglones se captura una vez, no doce.
Fotos y documentos adjuntos. Se sube la foto de la placa dañada o el PDF de la factura y queda pegado a ese movimiento para siempre, guardado en el Drive del cliente.
Cada movimiento lleva su contexto: orden de compra, contrato, proyecto, proveedor, quién lo recibió, ubicación de origen y destino, comentarios.
Editar o borrar un movimiento guardado — con permiso, y cada cambio queda en el registro de auditoría con quién y cuándo.
Etiquetas al guardar la entrada. Acopio ofrece imprimir una etiqueta térmica de 4"×6" de lo que se acaba de meter: material, cantidad, estante y PO, con sitio reservado para el código. Una etiqueta por estante, no por material — si cuarenta y cuatro unidades fueron a dos estantes, son dos bultos y cada uno lleva su cantidad.
Pegar el correo del proveedor, o la foto de la factura, y que los renglones salgan ya llenos. La clave de IA es del cliente y se pone desde dentro de la app.
Borrar se puede deshacer. Un movimiento borrado va a una papelera durante 30 días y se restaura con un clic; también en tanda.

Saber en cualquier momento qué hay y dónde está

Lo mira el jefe de bodega, el dueño y quien cotiza

Tablero con el estado del inventario: cuántos materiales distintos, cuántas unidades en bodega, cuánto salió a obra, cuántos proyectos activos, cuánto hay en cero y cuánto se ha desperdiciado.
Tabla de inventario vivo con búsqueda, filtros por categoría y estado, y columnas que cada empresa renombra u oculta — porque lo que aquí es "rack" en otra bodega es "estante".
Mapa de bodega: las ubicaciones dibujadas como están en la vida real, agrupadas por zona, mostrando cuánto hay en cada una.
Cajón de rack: tocas una ubicación en el mapa y actúas sobre lo que hay dentro —sacar, trasladar, dar de baja, corregir el conteo— con el material y el origen ya llenos. Tocas la cifra disponible y llena la cantidad.
Historial completo de cada movimiento, filtrable y exportable a CSV.

No quedarse sin material sin darse cuenta

Es la función que más rápido paga el sistema

Mínimos por material. Se elige qué materiales importan y cuánto es "poco" para cada uno.
Alertas en el tablero: qué está por debajo del mínimo y qué llegó a cero, visible al abrir.
Entregas esperadas. Se registra lo que viene antes de que llegue, y el sistema distingue entre una fecha exacta, una ventana de días, un aproximado y "no se sabe" — porque forzar una fecha inventada es peor que no tener fecha.
Pegar el correo del proveedor y que el sistema extraiga qué viene, cuánto y cuándo, para revisarlo antes de guardar.
Aviso de la mañana con lo que llega hoy, y un atajo para marcarlo como recibido en el lugar exacto.
Reservas: apartar material para un proyecto sin sacarlo todavía de bodega.

Saber cuánto cuesta todo esto

Opcional, y detrás de su propio permiso

Costo promedio ponderado. Se escribe lo que se pagó al entrar y el sistema lleva el promedio solo. Es el método que usa la contabilidad seria, calculado en el servidor y no en el navegador.
Costo por proyecto: cuánto dinero en material se llevó cada obra.
Desperdicio en dólares, no en unidades — que es el número que hace que un dueño cambie un proceso.
Alerta de cambio de precio: si se escribe un costo muy distinto del habitual, el sistema avisa antes de guardar, para que un error de tecleo no se vuelva el costo promedio.
Los costos son un permiso aparte. Quien registra movimientos no tiene por qué ver dinero.

Mantener el catálogo limpio con el tiempo

Trabajo de administrador, cada pocos meses

Categorías, proyectos, proveedores y ubicaciones — agregar, renombrar, borrar.
Fusionar duplicados. "CLIFTON BUILDING" y "CLIFTONBLDG" son el mismo trabajo; se fusionan y el historial queda coherente.
Materiales: renombrar, fusionar dos que eran el mismo, mover uno de categoría, borrar una fila equivocada.
Ubicaciones organizadas en grupos, ordenadas arrastrando, y archivadas en vez de borradas — porque cada movimiento pasado nombra una ubicación y borrarla dejaría el historial apuntando a nada.
Importar desde CSV el inventario que la empresa ya tenía.
Una regla que el sistema respeta: renombrar una categoría corrige todos los movimientos, porque es una clasificación. Renombrar un proveedor, proyecto o ubicación no — esos son el registro de lo que era cierto ese día, y ya están impresos en papeles que salieron.

Decidir quién puede hacer qué

Lo configura el dueño una vez

Tres roles: administrador, bodega y consulta.
Permisos como interruptores, no como muro fijo: se le puede dar al rol de bodega la capacidad de editar movimientos o administrar el catálogo si así funciona esa empresa.
El rol de bodega se renombra — si en esa empresa se llaman "Recepción" o "Patio", eso es lo que dice la pantalla.
Entra gente de fuera del dominio de la empresa cuando hace falta, con su cuenta de Google.
Registro de auditoría de todo lo que cambia: quién, qué, cuándo.

Que el sistema se cuide solo

Invisible cuando funciona, y ese es el punto

Respaldo automático cada noche al Drive del cliente, más uno a demanda. Todos los respaldos existentes se listan dentro de la app, leídos de Drive.
Cada respaldo lleva dentro la configuración del sistema, no solo los datos — porque restaurar y descubrir que los adjuntos ya no abren es peor que no tener respaldo.
Archivado automático de movimientos viejos a una pestaña aparte, para que el sistema no se ponga lento con los años.
Indicador de espacio: cuánto lleva usado el archivo y aproximadamente cuántos años le quedan al ritmo actual.
Chequeo de salud que revisa la mitad invisible de la instalación, repara lo que puede sin riesgo, y dice claro qué falta.
Protección contra cambios simultáneos: si dos personas tocan lo mismo en el mismo segundo, al segundo se le pide reintentar en vez de pisar al primero en silencio.
Las ventanas abiertas se ponen al día solas. Dos personas mirando el mismo tablero desde cuentas distintas ven lo mismo sin que nadie recargue: cada pantalla vigila un sello de versión del dato y se actualiza cuando cambia.
Y la pantalla cambia en cuanto el servidor confirma, no cuando termina de recargar. Lo que acabas de guardar se ve guardado.
Registro de errores visible para el administrador.

Lo que todavía no hace

Los huecos, dichos antes de que los encuentres

Leer el código de un proveedor

Las etiquetas se imprimen desde la v11.79 y desde la v12.70 se leen con la cámara: se apunta a la etiqueta de un bulto o de un estante y la app ofrece sacarlo, moverlo o ver qué hay en ese estante, con el formulario ya rellenado. Lo que no hace, y conviene decirlo con precisión porque es lo que pregunta un jefe de bodega con experiencia: lee los códigos que imprimió Acopio. El código del fabricante en una caja que llega del proveedor no lo entiende, porque para eso hace falta un catálogo que traduzca cada UPC a un material y ese catálogo no existe. Sigue en el plan.

Conteo cíclico

El proceso de contar físicamente una parte del inventario cada semana y cuadrarlo contra el sistema. Existe la mitad que corrige: se cuenta un rack, se escribe lo contado y el ajuste queda registrado con su motivo. Falta la otra mitad —que el sistema proponga qué contar y lleve la cuenta de lo ya cubierto—, que es lo que lo vuelve un proceso y no un arreglo suelto. Todo sistema de inventario serio lo tiene completo.

No funciona sin internet

Verificado, no supuesto: la plataforma de Google no permite servir esta aplicación fuera de línea. Una bodega con señal mala en el fondo va a notarlo. No lo prometemos.

Cada instalación se hace a mano

Unos cinco minutos de configuración por cliente, más el registro de acceso externo cuando hace falta. Es tolerable con diez clientes y molesto con cincuenta. Hay alternativas evaluadas; no está resuelto.

Hay un techo de tamaño

Una hoja de Google admite diez millones de celdas. Para una bodega normal son entre diez y veinte años; para una operación de quinientos movimientos diarios son unos dos. La solución —cerrar el período y pasar el histórico a un archivo aparte, dejando el saldo de apertura— está diseñada y no construida, y la app ya avisa con años de anticipación.

Lo planeado

Qué sigue, y qué cuesta cada cosa

Semanas Pulido y utilidades

Trabajo pequeño y cierto. Nada de esto cambia la propuesta de valor; todo mejora la primera impresión.

Botón de correo en la alerta de stock bajo — abre el correo con la lista de lo que falta ya redactada, para que el encargado la revise y la mande a compras.
Iconos profesionales en vez de emojis, y un icono propio para cuando se agrega la app a la pantalla del teléfono.
Columna de costo en la exportación y edición del costo de un movimiento ya guardado.
Menú compacto en pantallas de teléfono.

Meses Producto

Funciones que un comprador nota y que sostienen una subida de precio.

Leer el código del fabricante en lo que llega. Escanear las etiquetas propias salió en la v12.70; lo que queda es entender el código que ya viene impreso en la caja del proveedor, que necesita un catálogo que traduzca cada UPC a un material. Eso es lo que permitiría registrar una entrada sin haber etiquetado nada primero.
Conteo cíclico completo: la corrección con su motivo ya existe; falta que el sistema proponga qué contar cada semana y lleve la cuenta de lo ya cubierto.
Visor de documentos dentro de la app, en vez de abrir Drive en otra pestaña.
Plantillas por industria — que un taller de vidrio, una ferretería y un almacén de repuestos arranquen con su propio catálogo en vez de una hoja en blanco. Es lo que acorta la instalación de una hora a diez minutos, y por eso importa para crecer.

Cuando lo pida un cliente Expansión

Cada uno abre un mercado que hoy no podemos atender.

Caducidad por lote (FEFO). Prerrequisito absoluto de cualquier cliente de alimentos, farmacia o químicos. Sin esto, esos sectores no son conversables.
Cierre de período con archivo histórico aparte. Levanta el techo de tamaño y de paso hace el sistema más rápido para siempre, porque el stock deja de recalcularse desde el principio de los tiempos.
Sugerencias de calidad de datos — que el sistema detecte solo los duplicados y las cifras raras en vez de esperar a que alguien las note.
Multi-bodega: operaciones separadas bajo una misma empresa.

La economía

Por qué el número funciona

El precio se fijó comparando contra lo que el mercado cobra hoy. La diferencia estructural es que ellos cobran por usuario y nosotros no — y una bodega tiene más de dos personas.

Producto	Precio	Modelo
Sortly Advanced	$29–$49/mes	Plano
Sortly Ultra	$89/mes	Plano
Zoho Inventory	$29–$99/mes	Plano
inFlow	~$110/mes	Por usuario (2 usuarios)
Rango típico PyME	$50–$300/mes	Varios
Acopio	$500 + $49/mes	Plano, usuarios ilimitados

La instalación de $500 cubre trabajo real —configurar, capacitar, registrar accesos— y es lo que la industria ya cobra por onboarding. Los $49 mensuales compran soporte y todas las actualizaciones; $490 al año para quien prefiere pagar de una vez.

El costo marginal de un cliente adicional es esencialmente cero: corre en la infraestructura de Google pagada por el propio cliente. Lo que no escala automáticamente es la instalación manual y el soporte — y esos son exactamente los dos puntos que el plan de producto está atacando.